Obbligo di attestazione sulle ricerche documentali in caso di mancato reperimento (TAR Campania n. 1412 del 24.07.2026)

Principi di diritto (Massima)
In materia di accesso documentale, l’Amministrazione non può limitarsi a dichiarare di non aver rinvenuto la documentazione richiesta, ma è tenuta a rilasciare una formale attestazione, della quale assume la responsabilità, che chiarisca se i documenti non esistano ovvero siano andati smarriti o comunque non siano stati trovati. In quest’ultima evenienza, l’attestazione deve specificare quali ricerche siano state concretamente svolte, tenuto conto delle modalità di conservazione degli atti e delle articolazioni organizzative preposte alla custodia. Il mancato completamento dell’istruttoria e la mera comunicazione dell’esito negativo delle ricerche integrano un diniego sostanziale di accesso, sindacabile dal giudice amministrativo che può ordinare all’Amministrazione di concludere le attività di ricerca.

Il Fatto

I ricorrenti avevano partecipato a una selezione indetta dal Comune, conclusasi con una determinazione dirigenziale del 20 gennaio 2026 che rendeva nota la graduatoria. Con istanza del 4 febbraio 2026, gli istanti chiedevano di prendere visione ed estrarre copia di tutta la documentazione presupposta del provvedimento, ma l’accesso veniva consentito solo parzialmente: la richiesta di documentazione rivolta a uno dei due concorrenti e la comunicazione di esclusione dell’altro non venivano rinvenute tra gli atti. Con nota del 21 aprile 2026, il Comune comunicava il mancato reperimento di tali documenti, suscitando il ricorso dei partecipanti che deducevano un diniego sostanziale all’ostensione.

La Motivazione della Corte

Il Tribunale ha accolto il ricorso, richiamando il principio secondo cui la mera dichiarazione di mancato rinvenimento non esaurisce l’obbligo procedimentale dell’Amministrazione. In particolare, è stato evidenziato che l’Amministrazione deve operare una ricognizione accurata della documentazione e, in caso di esito negativo, rendere una attestazione formale con indicazione delle verifiche compiute e delle modalità di conservazione degli atti.

La decisione valorizza la distinzione tra l’ipotesi in cui i documenti richiesti non esistano e quella in cui gli stessi siano andati smarriti o comunque non reperibili, imponendo all’Amministrazione di chiarire la situazione con un provvedimento espresso e motivato. Tale conclusione si fonda sulla necessità di garantire la trasparenza e l’effettività del diritto di accesso, che non può essere vanificato da una condotta meramente dilatoria.

Il Collegio ha inoltre valorizzato il precedente di T.A.R. Campania Napoli, Sez. V, 26/04/2023, n. 2536, che già aveva affermato il principio dell’onere di attestazione in capo all’Amministrazione. Nel caso di specie, la documentazione non rinvenuta riguardava atti individuali relativi alla posizione del concorrente escluso e le comunicazioni intercorse tra lo Sportello Unico Attività Produttive e i partecipanti, ossia atti la cui conoscenza risultava indispensabile per la tutela dei diritti degli istanti.

La pronuncia ordina al Comune di concludere le attività di ricerca entro trenta giorni, consentendo l’accesso ai documenti o rilasciando l’attestazione negativa. Le spese processuali sono state compensate per la particolarità della vicenda.