Accesso ai documenti e dichiarazione di inesistenza: onere probatorio del richiedente (TAR Sardegna n. 586 del 27.03.2026)

Principi di diritto (Massima)
In materia di accesso ai documenti amministrativi, l’esistenza o la detenzione del documento richiesto costituisce presupposto logico e ontologico della pretesa ostensiva, configurandosi, in mancanza, una fattispecie di “accesso impossibile”. L’amministrazione, a fronte di un’istanza di accesso, è tenuta esclusivamente a dichiarare formalmente, sotto la propria responsabilità, che il documento non è da essa detenuto, senza dover motivare le ragioni del mancato reperimento. L’inesistenza del documento, ove attestata, integra un limite di ordine materiale e giuridico all’accesso, fondato sul principio ad impossibilia nemo tenetur. Grava sul richiedente l’onere della prova della detenzione del documento da parte dell’amministrazione, ai sensi dell’art. 2697 c.c., onere che può essere assolto solo tramite presunzioni o elementi indiziari, non già mere supposizioni o congetture.

Il Fatto

La ricorrente, dopo un intervento di cataratta, era stata sottoposta a ricovero d’urgenza per una grave infezione oculare, con conseguente perdita della vista. Nel giudizio civile risarcitorio, la Corte d’Appello aveva riconosciuto un concorso di colpa della paziente, non avendo questa provato di essersi presentata alle visite di controllo.

Al fine di promuovere un giudizio di revocazione per errore di fatto, la ricorrente aveva presentato istanza di accesso all’Azienda Ospedaliero Universitaria di Cagliari, chiedendo copia del registro delle visite e prenotazioni ambulatoriali per determinate giornate, della prescrizione medica consegnata e dei registri di presenza del sanitario che l’aveva operata. L’amministrazione trasmetteva una documentazione ritenuta inidonea e dichiarava l’inesistenza della prescrizione medica.

La Motivazione della Corte

Il Collegio ha in primo luogo escluso la sussistenza di un obbligo motivazionale dell’amministrazione in ordine alle ragioni del mancato reperimento del documento di cui al punto 2 dell’istanza. La Corte richiama il principio ad impossibilia nemo tenetur, affermando che l’ordine di esibizione non può riguardare documenti non esistenti o mai formati. La dichiarazione formale resa dall’amministrazione sotto la propria responsabilità è pertanto sufficiente, gravando sul richiedente l’onere di dimostrare la detenzione del documento da parte della p.a. ai sensi dell’art. 2697 c.c., anche attraverso presunzioni ma non tramite mere supposizioni o astratte congetture.

Con riferimento alla documentazione di cui al punto 1, il Tribunale ha ritenuto applicabili le medesime argomentazioni. Il Direttore dell’AOU, anche a seguito di un approfondimento istruttorio, ha ribadito con dichiarazione resa sotto la propria responsabilità l’inesistenza di registri cartacei per il periodo oggetto dell’istanza. Tale attestazione, in assenza di prova contraria fornita dalla ricorrente, è stata ritenuta idonea a escludere l’obbligo di esibizione.

In relazione al punto 3 dell’istanza, il Tribunale ha dichiarato la cessazione della materia del contendere, in quanto l’amministrazione aveva successivamente reperito la documentazione cartacea richiesta, depositandola in giudizio e assicurandone l’ostensione alla ricorrente.

La particolarità della vicenda — l’emersione di documenti inizialmente dichiarati inesistenti solo a seguito di attività istruttoria sollecitata in giudizio — ha indotto il Collegio a porre a carico dell’AOU la metà delle spese di lite.